らくらく情報活用策２：カレンダーで申し送りをやろう
前回は、Googleカレンダーを活用したスタッフ間のスケ
ジュール共有についてお伝えしましたが、
今回は、さらに「ToDoリストによる作業管理」と「申し
送りの共有」への活用をお伝えします。
１．ToDoリストによる作業管理について
Googleカレンダーの中にToDo（トウドウ）リストという
機能があります。
例えば、翌週にしなくてはならない全ての作業をリスト
にして、優先順位を考えて実施する日時を決め、毎日リ
ストを更新して完了したものにチェックを入れ、実施漏
れがないように実行の管理する機能です。
やらねばならない全ての作業が見える化されるので、実
施漏れをなくすことはもちろん、
特定の日に作業が集中して無理が発生したり、仕事が手
空きになるなど、作業の負荷が偏らないように管理する
ことができます。
２．申し送りの共有について
Googleカレンダーの中には、「説明」の欄があって利用
者の意図によって様々な使い方をすることができます。
この説明欄の使い方を２通り、ご提案いたします。
２−１．「申し送り」への活用
まず１つめは、スタッフ間で「申し送り」を共有するた
めの使い方です。例えば店舗に来店されたお客様へのサ
ービスの際に、お客様からお聞きした情報の中で、次の
接客時にご提供したら喜ばれそうな材料、来店を促すた
めのご案内の情報として喜ばれそうなもの、などを書い
ておくという使い方です。
（例えば、来月が誕生日とか、◯◯日が新車の納車日と
か、こういうことで困っている、みたいな情報です）
２−２．「日報」への活用
もう１つは、日報を書いて共有するための使い方です。
その日１日の来店人数、売上げ商品名、売上げ金額など
を書いて報告する使い方です。
どちらの使い方も、Googleカレンダーをスタッフ間で共
有できるようにしておけば、店長が外出中、あるスタッ
フがお休みなどであって、最新の情報をスタッフ全員で
共有して、接客に活かしたり、販促に活用したりするこ
とができます。
このようにGoogleカレンダーは、単なるカレンダーでは
なく仕事の生産性を上げたり、チーム内のコミュニケー
ションを行ったり、報告にも使えるサービスです。
無料ですし、パソコンはもちろん、スマホやiPadを使う
ことで、どこにいても利用でき、パソコンの操作に習熟
していないIT初心者の方でも簡単に使えます。
社内業務の効率化に、ご検討いただいてはいかがでしょ
うか？
クリエイトバリュー 代表 中村 宏
ブログ社長のIT秘書