ブログ社長のIT参謀 クリエイトバリュー中村宏

ブログ「社長のIT参謀」でお伝えしたいこと

きめ細かな対応力やレスポンスの早さなどを活かして、
「お客様づくりでオンリーワン経営を行う」ための、
スマホや動画など「最新ITの活用の話題」を解説します。

 

らくらく情報活用策2:カレンダーで申し送りをやろう

2015-11-20 社長のIT参謀  
  

前回は、Googleカレンダーを活用したスタッフ間のスケ
ジュール共有についてお伝えしましたが、

今回は、さらに「ToDoリストによる作業管理」と「申し
送りの共有」への活用をお伝えします。

1.ToDoリストによる作業管理について

Googleカレンダーの中にToDo(トウドウ)リストという
機能があります。

例えば、翌週にしなくてはならない全ての作業をリスト
にして、優先順位を考えて実施する日時を決め、毎日リ
ストを更新して完了したものにチェックを入れ、実施漏
れがないように実行の管理する機能です。

やらねばならない全ての作業が見える化されるので、実
施漏れをなくすことはもちろん、

特定の日に作業が集中して無理が発生したり、仕事が手
空きになるなど、作業の負荷が偏らないように管理する
ことができます。

Googleカレンダーによる予定の共有

2.申し送りの共有について

Googleカレンダーの中には、「説明」の欄があって利用
者の意図によって様々な使い方をすることができます。
この説明欄の使い方を2通り、ご提案いたします。

2−1.「申し送り」への活用

まず1つめは、スタッフ間で「申し送り」を共有するた
めの使い方です。例えば店舗に来店されたお客様へのサ
ービスの際に、お客様からお聞きした情報の中で、次の
接客時にご提供したら喜ばれそうな材料、来店を促すた
めのご案内の情報として喜ばれそうなもの、などを書い
ておくという使い方です。

(例えば、来月が誕生日とか、◯◯日が新車の納車日と
か、こういうことで困っている、みたいな情報です)

2−2.「日報」への活用

もう1つは、日報を書いて共有するための使い方です。
その日1日の来店人数、売上げ商品名、売上げ金額など
を書いて報告する使い方です。

どちらの使い方も、Googleカレンダーをスタッフ間で共
有できるようにしておけば、店長が外出中、あるスタッ
フがお休みなどであって、最新の情報をスタッフ全員で
共有して、接客に活かしたり、販促に活用したりするこ
とができます。

Googleカレンダーによる予定の共有

このようにGoogleカレンダーは、単なるカレンダーでは
なく仕事の生産性を上げたり、チーム内のコミュニケー
ションを行ったり、報告にも使えるサービスです。

無料ですし、パソコンはもちろん、スマホやiPadを使う
ことで、どこにいても利用でき、パソコンの操作に習熟
していないIT初心者の方でも簡単に使えます。

社内業務の効率化に、ご検討いただいてはいかがでしょ
うか?

クリエイトバリュー 代表 中村 宏

ブログ社長のIT秘書

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