パートナーを活用するコツ！（No.4/4）
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１２月９日に続いて、パートナー活用のポイントの第４回目です。
今回は、補助事業が無事に完了した後、実績報告書の提出をパートナーに支援してもらう内容についてご紹介します。
実績報告書の提出は、補助金の交付に向けた最後の関門になりますが、事務作業に不慣れな方が自分でやろうとすると、時間的にも精神的にも大きな負担になります。
特にエビデンスの作成のポイントやまとめ方がすごく重要なので、アドバイスをしてくれるパートナーを選択できるかどうかが成功の分かれ道になります。
【１】最後の関門「実績報告」
まず「補助事業の完了」について説明します。
「補助事業の完了」とは、交付決定通知を受けて発注をかけていた物が全て納品され、瑕疵がないことを検査して受け入れ（検収という）、
さらに発注業者からの請求に対して全ての支払いを終えたことを以て、ようやく補助事業が完了したとみなされます。
一部でも、支払いを終えていないものがあると「補助事業が完了した」とはみなされず、補助金も給付されません。
納期が補助事業の期限に間に合わない場合は深刻な事態になりますので、必ず納期には余裕を持って発注してください。
この「補助事業が完了した」ことを申告する手続きが実績報告です。いろいろとうるさいお作法がたくさんあります。
その中で最も重要なのが、物品の受け入れと、業者への支払いにおける実際のお金の流れを証明する書類を揃える作業です。
少しでも事務局の指示通りではない部分があると、できるまで何度も差し戻しを受け、結果的にとんでもない量の作業が発生します。
実績報告書は自己流で作成するのではなく、経験のあるパートナーを探してアドバイスに従って作成することをお勧めします。
【２】エビデンスを作成するポイント
複数の発注品がある場合は、物品を整理番号で区分けする必要があり、その整理番号ごとに必要な書類を準備します。
つまり、見積依頼書、見積書、注文書、納品書、検収通知書、請求書、振込証明書、領収書、出納帳、預金通帳の控えなど、
原則として発注した物品単位で所定の手続きが行われているか事務局がチェックするので、
事務局の指示通りに、発注した物品単位で上記の流れがわかるようにエビデンスを揃えなくてはなりませんが、
はっきり言って、全ての発注品ごとにバカ正直にやろうとするととんでもない作業量になります。
この辺りも書類作成のコツがあって、例えば注文書ごとに報告書の流れをまとめる、複数の物品が含まれる場合は枝番をつける、などを行うと、
作成する書類の量を大幅に減らすことができます。
どうまとめるかは、事務局に問い合わせながら自分で決めることになりますが、
経験がないとわからないと思うので、経験のあるパートナーを選択して、そのアドバイスに従うようにしてください。
【３】パートナー選択のポイント
ここまで４回に分けて補助金申請のパートナーを選ぶポイントを紹介してきましたが、
採択された後も、確定給付までには大きな関門がいくつもありますので、それら全てをサポートしてくれて、
確定給付を受けるまでアドバイスしてくれる専門家を選んでください。
残念なことに、美味しいところだけをアピールしてお金儲けをするブローカー的な商売をする業者がたくさんいます。
このような残念な業者の多くは、セミナーを開いて集客し、成功報酬率の低さをアピールしていることが多いので、すぐに見分けがつきます。
こういう業者は、採択後の交付申請、融資交渉、実績報告等の、採択後のサポートなどはしてくれません。採択までは手を引いてくれても、それから先は放り出されます。
これまで４回に分けて説明してきたように、サポートなしで（自分の努力だけで）採択後の交付申請、融資交渉、実績報告等を乗り切るのはすごく大変なことですが、
最後まで辿り着けないと補助金は給付されないので、途中でサポートをやめてしまう業者を選ぶと後が大変なことになります。
どうか良いビジネスパートナーを選択してください。