「文書＋手書きメモ」で指示を送る
弱者の情報戦略では、隙間時間を活用したり、咄嗟のチャ
ンスをモノにするための活用法についてご紹介しています
が、本日は、外出先から「文書＋手書きメモ」で具体的な
指示を出す活用法についてご紹介します。
皆さんは社外にいる時、本社にいる社員から指示を依頼さ
れたり、お客様から情報提供を依頼されることはありませ
んか？
簡単なことなら口頭で伝えれば十分ですが、少々複雑な指
示や会社に戻る時間が惜しい場合は、その場で、相手が間
違えないように正確に伝える手段が欲しくなります。
今回はそのための対応法です。
スマホなどを上手く活用すると、会社やお客様から送って
もらったPDFや写真などに、社外にいるその場で、手書き
でメモを入れ、指示の入った文書や画像データをメールで
送ったり、Facebookやドロップボックスなどを使って共
有することで、正確かつ迅速な指示を出すことができます。
以下のサンプルは、wordpressのパーマリンクをカスタマ
イズする作業の指示ですが、誤って手をつけると大変な事
故につながる要素を含んでいます。なので、通常だと本社
に戻った後、相手ときちんと向き合って伝えたい指示です
が、緊急の場合はそんな悠長なことはできません。
ところが、この方法を使えば、社外にいてもその場で正確
に指示を送ることができます。
PDFや写真データに「手書きでメモを入れる」ことで、目
に見える形で相手と共有して、コミュニケーションのミス
から作業ミスが発生することを防ぐ活用法です。
どこからでも、その場で正確な作業指示ができるので、会
社に戻るまで処理を待つことなく、クイックレスポンスで
迅速に対応することができます。
尚、手書きのメモは、「後から変換」という機能を使うこ
とで、テキストに自動変換することもできるので、指示に
使ったメモを後でマニュアル化することも簡単です。
いかがでしょうか？スマホやタブレット端末をビジネスに
利用する場合の、非常に強力で実用的な活用法です。弱者
の情報戦略として「筆頭」に上げたいくらい実践的な活用
法なので、是非参考にしてください。
クリエイトバリュー 中村 宏
