ブログ スマホ懐刀集 クリエイトバリュー中村宏

ブログ「スマホ懐刀集」でお伝えしたいこと

きめ細かな対応力やレスポンスの早さなどを活かして、
「お客様づくりでオンリーワン経営を行う」ための、
「スマホ活用の知恵」を解説します。

 

【すぐに着手できる文書管理】

2013-04-15 タブレット部長の日記  
  

ちょっとした工夫で、
うわ〜と思えるほどの効率化ができるネタを1つご紹介します。

文書をPDFに変換してくれるドキュメントスキャナー(ScanSnapが有名ですね)と、
EvernoteやDropboxなどのクラウドサービスと、
タブレット端末を使った文書管理&活用術です。

10名程度の小さなチーム単位での文書の管理&活用策として使える方法です。

少し前に書籍などを電子化する「自炊」が話題になりましたが、
あらゆるビジネス文書の整理と活用に使ってみようと思い立ち、
やってみた方法です。

おおざっぱにお話しすると

1)「入手したあらゆる文書を、入手と同時にScanSnapでPDF化
2)Evernoteに保管してノートブックとタグを使って整理
3)文書のひな形として再利用できるものはDropboxで保管
4)タブレット端末を使って、どこからでも即座に参照する

という使い方です。

僕のオフィスでは、
書籍を除く全資料、手紙や通達、領収書などの伝票類、見積書などの営業資料、
名刺など、
あらゆる紙という紙類全てを電子化して見ました。

これで
1)必要な文書を探す時間=売り上げに対する変動費の割合、が減った
2)入手した情報を整理する時間=同上
3)資料の保管に必要なスペース=固定費、が減った

というような効果が得られました。

例えば、毎月、事務所の家賃を「坪いくら」で払っている企業さんなら
固定費をもっと有効に活用することができるかも知れません。

さらにタブレット端末を使うことで、
どこにいても必要な文書を直ちに取り出すことができるので
安心して外出することができます。

Evernoteのノートブックやタグの体系、Dropboxのフォルダ構成などを
上手く作って
文書類を効率良く整理&活用することが成功のカギですが、

余計なことを考えずに創造的な作業に集中できることは
何にも替え難い効率化の効果だと感じました。

皆さんのご参考になれば幸いです。

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中小企業診断士 中村宏

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